Olvide las hojas de cálculo sueltas: RealGrip reúne edificios, unidades, inquilinos, contratos y documentos, y automatiza el trabajo recurrente — facturas, actualizaciones y recordatorios.
Redacte contratos desde plantillas, fírmelos digitalmente con validez legal y archívelo todo automáticamente. Renovaciones y bajas quedan vigiladas.
Las facturas mensuales salen solas, con gastos incluidos. La actualización anual (por índice) se calcula y comunica, y los recordatorios de impago se envían automáticamente — con enlace de pago.
Todos los documentos, pagos, inspecciones y comunicación por inquilino en un solo lugar. El inquilino consulta sus datos en el portal y avisa incidencias online.
✓En RealGrip un inquilino es una parte, y una parte es una organización o una persona — las dos en el mismo registro.
✓En una persona jurídica registra el nombre de la organización, y junto a él el nombre comercial, la forma jurídica, el número de KvK y el número de IVA. La dirección, los datos de contacto y los datos bancarios están en esa misma parte.
✓Los administradores y las personas de contacto los vincula a la organización como parte propia, cada uno con un tipo de relación y una descripción libre del cargo.
✓En cada vínculo consta si alguien no tiene poder, tiene poder solidario o tiene poder mancomunado en nombre de la organización.
✓Al poder mancomunado le corresponde un grupo de firma con el número de firmantes necesarios dentro. Ese grupo pertenece a la persona jurídica, no a un contrato suelto.
✓Los inquilinos empresariales y los particulares están en registros separados; en el contrato de alquiler consta de cuál de los dos se trata.
Registrar una sociedad como inquilino es más que un nombre en un campo. RealGrip construye el expediente por capas: primero la persona jurídica, después las personas que la rodean, después el contrato, y por último lo que se añade durante la vigencia.
Registra al inquilino como organización. Junto al nombre de la organización están el nombre comercial, la forma jurídica, el número de KvK y el número de IVA. La dirección, el correo electrónico, una dirección de correo aparte para las facturas, el teléfono, la web y los datos bancarios pertenecen a esa misma parte. Esos cinco campos empresariales solo existen en el lado empresarial: el registro de inquilinos particulares no conoce número de KvK, ni número de IVA, ni forma jurídica.
Las personas se registran como parte propia y después se vinculan a la organización. No hay una tabla aparte de administradores: un administrador es un vínculo con el tipo correspondiente. Ese tipo es un campo libre con ejemplos fijos — persona de contacto, administrador, director, propietario — y no una lista cerrada; si no encaja ninguno, escribe el cargo en el campo de al lado. Un vínculo por organización puede marcarse como el principal.
El poder no está en la persona sino en el vínculo entre persona y organización: sin poder, con poder solidario o con poder mancomunado. El mismo administrador puede firmar solo en una sociedad y únicamente junto a otra persona en otra. Si consta mancomunado, el vínculo apunta a un grupo de firma, y en ese grupo consta el número de firmantes necesarios — dos por defecto. Ese grupo pertenece a la persona jurídica y no a un contrato, así que el régimen se registra una vez y no de nuevo en cada contrato.
Por encima de las partes hay un expediente de inquilino con su propio estado: borrador, presentado, verificado, activo, inactivo o archivado. Para la presentación y la verificación hay campos de fecha aparte. El contrato de alquiler y las facturas apuntan a ese expediente, y el expediente apunta a la parte principal. La cadena es, por tanto: contrato, expediente de inquilino, persona jurídica. En el propio contrato consta si el inquilino es empresarial o particular; si es particular, remite al registro de particulares en lugar de al expediente empresarial.
Un contrato de alquiler empieza con el estado borrador. En los cálculos que se apoyan en contratos solo cuenta a partir del momento en que el estado pasa a firmado. La propuesta de reparto del IVA solo mira contratos firmados, la liquidación de gastos de servicio mira los firmados y los finalizados, y la conciliación de movimientos bancarios mira también los contratos registrados como trasladados o cambiados. Un contrato en borrador no cuenta, por tanto, en esos tres cálculos.
Los costes mensuales están como componentes separados: renta, gastos de servicio, internet, secretaría, aparcamiento y otros, cada uno con su propio importe mensual y su propio porcentaje de IVA. La fianza no es un importe único sino un saldo con movimientos debajo — pago adicional o devolución, por banco o en efectivo, con el saldo resultante al lado. Una indexación consta como línea aparte con fecha de entrada en vigor, en porcentaje o en euros, con el valor antiguo y el nuevo por componente; en cada cambio consta si se ha deshecho. Además, el expediente lleva un histórico de movimientos de fianza, cambios de estado, modificaciones, documentos e invitaciones al portal, con el usuario implicado al lado.
En el alquiler de viviendas el inquilino es una persona. En los locales comerciales, rara vez: alquila a una sociedad, y quienes firman son administradores. RealGrip registra esa diferencia en el propio sistema: dos registros separados, en los que los vínculos, el poder de representación y los grupos de firma solo existen en el lado empresarial.
Los dos figuran como campo propio en la persona jurídica, junto al nombre de la organización, el nombre comercial y la forma jurídica. Son campos libres: RealGrip guarda lo que usted introduce, en la forma en que lo introduce. También la forma jurídica es un campo libre y no una lista cerrada. Los datos están en la organización, no escondidos en una persona de contacto.
A la organización vincula las personas que le corresponden: administrador, director, persona de contacto o propietario, cada uno con su propia descripción del cargo y su propio lugar en el orden. Un vínculo por organización lo marca como el principal. En la propia persona constan el tratamiento, las iniciales, el apellido, el cargo y la fecha de nacimiento.
Los dos extremos de un vínculo son una parte, y una parte puede ser una organización. Puede, por tanto, vincular una organización a otra organización, por ejemplo con el tipo de relación propietario. Lo que registra así es ese vínculo en sí: qué organización con cuál, en qué papel y con qué poder. Más allá de ese vínculo el registro de inquilinos no llega.
Un documento del expediente de inquilino puede colgar de cuatro cosas: del expediente, de una parte concreta, de un contrato, o de un inquilino particular. Así, un extracto del KvK cuelga de la persona jurídica y un documento de identidad del administrador al que pertenece. La categoría y el tipo de documento constan al lado, igual que quién ha subido el archivo. Los archivos en sí están en el almacenamiento no público.
La invitación al portal del inquilino se registra por persona, no solo por expediente de inquilino. Cada persona tiene su propia dirección de invitación, su propio momento de invitación y su propio estado de portal: ninguno, invitado, activo o caducado. En un inquilino empresarial la persona de contacto puede tener acceso y el administrador no, o los dos.
En una hoja de cálculo el inquilino es una fila con un nombre. Entonces la sociedad está en el mismo campo que el administrador al que llama por teléfono, el número de KvK acaba en un comentario, y al cabo de dos años ya nadie sabe si aquel administrador podía firmar solo. En RealGrip son datos separados que están unidos entre sí: la organización, las personas que la rodean, su cargo, su poder de representación, el régimen de firma y los documentos que van con ello. Si el contrato termina o la colaboración se acaba, marca la parte como archivada — esa casilla está en la parte, en el vínculo, en el expediente y en el documento, así que los datos se conservan.
Sí. En RealGrip un inquilino es una parte, y esa parte es una organización o una persona. En el caso de una organización registra el nombre de la organización, el nombre comercial, la forma jurídica, el número de KvK y el número de IVA. La dirección, el teléfono, la web, los datos bancarios y una dirección de correo aparte para las facturas están en esa misma parte.
En la propia persona jurídica, como campo propio junto a la forma jurídica y el número de IVA. Es un campo libre: RealGrip guarda lo que usted introduce. El extracto en sí lo guarda como documento, vinculado a esa misma persona jurídica, con su categoría y su tipo de documento.
Sí. Cada administrador es una parte propia que vincula a la organización, con un tipo de relación y una descripción libre del cargo. No hay una tabla aparte de administradores: administrador y director son dos de los tipos que puede asignar a ese vínculo. Un vínculo puede marcarse como el principal, y el orden lo establece usted.
A través del poder de representación en el vínculo entre persona y organización: sin poder, con poder solidario o con poder mancomunado. En el caso mancomunado el vínculo apunta a un grupo de firma, y en ese grupo consta el número de firmantes necesarios como campo propio — dos por defecto. El grupo pertenece a la persona jurídica, no a un contrato concreto.
Son dos registros distintos. Un inquilino particular no tiene número de KvK, ni número de IVA, ni forma jurídica, pero sí nacionalidad, un segundo número de teléfono y si el alquiler es permanente o temporal. Los administradores, el poder de firma y los grupos de firma solo existen en el lado empresarial. En el contrato de alquiler consta de cuál de los dos se trata.
Sí. El poder está en el vínculo entre persona y organización, no en la persona, y la misma persona puede estar vinculada a más de una organización. En una sociedad tendrá poder solidario y en la otra poder mancomunado — dos vínculos separados, cada uno con su propio poder y su propio cargo.
Estos temas enlazan con la administración de alquileres y están desarrollados en otras páginas de la web.
Alquiler comercial: oficina, local comercial y nave → El contrato de alquiler modelo ROZ → Firma digital → Liquidar los gastos de servicio → Contabilidad: de la factura de alquiler a la cifra anual → Registrar la entrada y la salida →La administración es el corazón de RealGrip — inspecciones, contabilidad y portal se conectan sin fisuras.