RealGrip is vastgoedbeheersoftware voor woningverhuur én bedrijfsonroerend goed (BOG). Kantoor, winkel, horeca, magazijn, logistiek, productie, werkplaats, showroom, praktijk, laboratorium, opslag en parkeren zijn vaste objecttypen in het systeem — geen vrij tekstveld. Beleggers, eigenaren en beheerders van commercieel vastgoed houden hun hele portefeuille in één omgeving, met de boekhouding erin.
Een gebouw krijgt bij het aanmaken een categorie: zakelijk, particulier langdurig, particulier kortdurend of gemengd. Die keuze bepaalt de rest — het huurrechtkader per unit, de contractsjablonen die je krijgt aangeboden en of btw-belaste verhuur mogelijk is. Verhuren doe je op het niveau dat bij het pand past: het hele gebouw aan één huurder, losse verdiepingen, losse units, of een combinatie. Bij een gemengd pand — winkels beneden, woningen boven — leg je per verdieping of per unit vast wat het is. Een unit erft het segment van zijn verdieping, tenzij je het op unitniveau overschrijft. Daar hangt het wetgevingskader aan vast: woonruimte of bedrijfsruimte. Dat is geen etiket maar een schakelaar.
Verhuur van vastgoed is in beginsel vrijgesteld van btw. Voor bedrijfsruimte kiezen verhuurder en huurder vaak samen voor btw-belaste verhuur. RealGrip legt die keuze vast waar hij thuishoort: op de unit én op het huurcontract, met een expliciet regime — btw belast, btw verlegd of btw vrijgesteld — plus het tarief. Vanaf dat moment loopt de keuze door in de huurfacturen, de servicekostenafrekening en de btw-aangifte. Woonruimte kan geen btw-belaste verhuur krijgen: het systeem forceert daar het vrijgestelde regime. Bij een gemengd pand doet RealGrip bij een inkoopfactuur een splitsingsvoorstel — welk deel van de btw aftrekbaar is en welk deel niet, op basis van de verhouding tussen belast en vrijgesteld verhuurde vierkante meters. Je ziet waar dat percentage vandaan komt en past het zelf aan.
De jaarlijkse servicekostenafrekening is bij bedrijfsruimte zelden een half uurtje werk. RealGrip haalt de werkelijke kosten van het boekjaar per gebouw uit je eigen boekhouding — alleen definitieve boekingen, op de gebouwdimensie — en verdeelt ze over de contracten naar vierkante meters maal huurmaanden. Ontbreken bij één contract de meters, dan valt de verdeling terug op een gelijke verdeling maal huurmaanden, en dat zie je. De afronding gebeurt zo dat de som van de delen exact gelijk is aan het totaal: geen zoekgeraakte cent. Naast elk aandeel staat wat je dat jaar aan voorschot hebt gefactureerd, en daaronder het verschil.
Zakelijke huurcontracten worden doorgaans jaarlijks geïndexeerd op de verjaardag van het contract, niet op een vaste datum in het jaar. RealGrip houdt per contract bij wanneer de eerstvolgende indexering valt en welk percentage er geldt. De verhoging loopt automatisch door naar de facturatie; je hoeft niets over te typen en je hoeft geen lijst bij te houden van wie wanneer aan de beurt is.
Bedrijfsruimte kent langere looptijden, verlengingstermijnen en opzegtermijnen die je niet wilt missen. RealGrip bewaakt de einddata en de momenten waarop een contract stilzwijgend doorloopt, en zet ze als taak in beeld voordat de termijn verstrijkt. Documenten, correspondentie en het getekende contract zitten bij het dossier, niet in een aparte map.
Je zakelijke huurders krijgen dezelfde online omgeving als particuliere: contract en facturen inzien, documenten downloaden, meldingen doen en communiceren. Voor een beheerder scheelt dat mailverkeer; voor de huurder is het één plek in plaats van een telefoonnummer.
Opname en oplevering leg je vast in de ingebouwde inspectie-app: ter plaatse met foto’s en spraakinvoer, digitaal ondertekend door beide partijen, en direct als pdf in het dossier. Bij bedrijfsruimte gaat het vaak om grotere bedragen en langere discussies — juist daar is een ondertekend rapport met beeldmateriaal het verschil tussen een gesprek en een geschil.
Huurfacturen, servicekosten, btw en bankmutaties komen in dezelfde administratie terecht als de rest van je portefeuille. Geen export naar een extern boekhoudpakket, geen dubbele invoer, en een balans en winst-en-verliesrekening die kloppen met wat er in het beheer is gebeurd. Voor wie meerdere bv’s heeft, kan elke administratie apart lopen met een consolidatie erboven.
We lopen je eigen situatie door: welke panden, welke contractvormen, en wat er nodig is om over te stappen.